Effektiv kommunikation

Förbättra kommunikationsförmåga i ditt arbete och personliga relationer

Effektiv kommunikation låter som att den borde vara instinktiv. Men alltför ofta, när vi försöker kommunicera med andra, går någonting. Vi säger en sak, den andra personen hör något annat, och missförstånd, frustration och konflikter uppstår. Detta kan orsaka problem i ditt hem, skola och arbetsförhållanden. För många av oss kräver kommunikationen tydligare och mer effektivt att lära sig några viktiga färdigheter. Oavsett om du försöker förbättra kommunikationen med din make / maka, barn, chef eller medarbetare kan du förstå dina kontakter med andra, bygga större förtroende och respekt och förbättra teamarbete, problemlösning och din övergripande sociala och emotionella hälsa.

Vad är effektiv kommunikation?

Effektiv kommunikation handlar om mer än att bara utbyta information. Det handlar om att förstå känslor och avsikter bakom informationen. Förutom att kunna tydligt förmedla ett meddelande måste du också lyssna på ett sätt som får den fulla betydelsen av vad som sägs och gör den andra personen känner sig hörd och förstådd.

Mer än bara de ord du använder, kombinerar effektiv kommunikation en uppsättning med 4 färdigheter:

  1. Engagerade att lyssna
  2. Icke-verbal kommunikation
  3. Hantera stress i ögonblicket
  4. Ansvara dig på ett respektfullt sätt

Medan dessa är lärda färdigheter, är kommunikation mer effektiv när det blir spontant snarare än formel. Ett tal som läses, till exempel, har sällan samma inverkan som ett tal som levereras (eller verkar levereras) spontant. Naturligtvis tar det tid och ansträngning att utveckla dessa färdigheter. Ju mer ansträngning och övning du lägger i, desto mer instinktiva och effektiva blir dina kommunikationsförmåga.

Vad hindrar dig från att kommunicera effektivt?

Gemensamma hinder för effektiv kommunikation inkluderar:

Stress och out-of-control känslor. När du är stressad eller känslomässigt överväldigad, är du mer benägna att missvisa andra människor, skicka förvirrande eller avskräckande icke-verbala signaler och förfalla till ohälsosamma knäkroppsmönster. För att undvika konflikter och missförstånd kan du lära dig hur du snabbt lugnar dig innan du fortsätter en konversation.

Brist på fokus. Du kan inte kommunicera effektivt när du multitasking. Om du kontrollerar din telefon och planerar vad du ska säga nästa eller dagdrömmer, är du nästan säker på att missa nonverbal signaler i konversationen. För att kunna kommunicera effektivt måste du undvika distraheringar och hålla fokus.

Inkonsekvent kroppsspråk. Icke-verbal kommunikation bör förstärka det som sägs, inte motsäga det. Om du säger en sak, men ditt kroppsspråk säger något annat, kommer din lyssnare troligen att känna att du är oärlig. Till exempel kan du inte säga "ja" när du skakar huvudet nr.

Negativt kroppsspråk. Om du inte håller med eller ogillar vad som sägs kan du använda negativt kroppsspråk för att ta bort den andra människans budskap, till exempel att korsa dina armar, undvika ögonkontakt eller knacka på dina fötter. Du behöver inte hålla med, eller till och med som det som sägs, men att kommunicera effektivt och inte sätta den andra personen på defensiven, det är viktigt att undvika att skicka negativa signaler.

Effektiv kommunikationsförmåga 1: Bli en förlovad lyssnare

När vi kommunicerar med andra fokuserar vi ofta på vad vi ska säga. Men effektiv kommunikation är mindre om att prata och mer om att lyssna. Lyssna bra betyder inte bara att förstå orden eller informationen som kommuniceras, utan också att förstå de känslor som talaren försöker förmedla.

Det är en stor skillnad mellan engagerat lyssnande och helt enkelt att höra. När du verkligen lyssnar - när du är förlovad med vad som sägs - hör du de subtila intonationerna i någons röst som berättar hur den personen känner och känslorna de försöker kommunicera. När du är en förlovad lyssnare, förstår du inte bara den andra personen bättre, du kommer också att få den personen att känna sig hörd och förstådd, vilket kan bidra till att bygga en starkare och djupare relation mellan dig.

Genom att kommunicera på detta sätt upplever du också en process som sänker stress och stöder fysiskt och emotionellt välbefinnande. Om personen du pratar med är lugn, till exempel, att lyssna på ett förlovat sätt hjälper dig att lugna dig också. På samma sätt, om personen är upprörd kan du hjälpa till att lugna dem genom att lyssna på ett uppmärksamt sätt och få personen att känna sig förstådd.

Om ditt mål är att förstå och ansluta till den andra personen, kommer det ofta att lyssna på ett förlovat sätt. Om det inte gör det, försök med följande tips. Ju mer du övar dem, desto mer tillfredsställande och givande kommer dina interaktioner med andra att bli.

Tips för att bli en förlovad lyssnare

Fokusera helt på högtalaren. Du kan inte lyssna på ett förlovat sätt om du ständigt kontrollerar din telefon eller tänker på något annat. Du måste vara fokuserad på moment-till-stund-upplevelsen för att plocka upp de subtila nyanserna och viktiga nonverbal-signalerna i en konversation. Om du har svårt att koncentrera dig på vissa högtalare, försök att upprepa sina ord över huvudet - det förstärker deras budskap och hjälper dig att hålla fokus.

Gynna ditt högra öra. Så underligt som det låter innehåller hjärnans vänstra sida de primära behandlingscentralerna för både talförståelse och känslor. Eftersom den vänstra sidan av hjärnan är ansluten till höger om kroppen, kan favoriserande ditt högra öra hjälpa dig att bättre upptäcka de känslomässiga nyanserna av vad någon säger.

Undvik att avbryta eller försöka omdirigera konversationen till dina problem. Genom att säga något liknande, "Om du tycker att det är illa, låt mig berätta vad som hände med mig." Lyssna är inte detsamma som att vänta på din tur att prata. Du kan inte koncentrera sig på vad någon säger om du bildar vad du ska säga nästa. Ofta kan talaren läsa dina ansiktsuttryck och veta att ditt sinne är annorstädes.

Visa ditt intresse för vad som sägs. Nod ibland, le på personen och se till att din hållning är öppen och inbjudande. Uppmuntra högtalaren att fortsätta med små verbala kommentarer som "ja" eller "hej va".

Försök att upphäva dom. För att kunna kommunicera effektivt med någon behöver du inte tycka om dem eller hålla med sina idéer, värderingar eller åsikter. Du behöver dock lägga undan din bedömning och hålla skuld och kritik för att de ska kunna förstå dem fullt ut. Den svåraste kommunikationen, när den lyckas, kan ofta leda till en osannolik koppling till någon.

Ge feedback. Om det verkar vara en koppling, reflektera vad som har sagts genom att parafrasera. "Det jag hörs är" eller "Låter som du säger" är bra sätt att reflektera tillbaka. Låt inte bara upprepa vad talaren har sagt ordligt, men du kommer att låta oändligt eller ointelligent. I stället uttrycka vad högtalarens ord betyder för dig. Ställ frågor för att klargöra vissa punkter: "Vad menar du när du säger ..." eller "Är det vad du menar?"

Hör känslorna bakom orden

Det är de högre frekvenserna av mänskligt tal som ger känslor. Du kan bli mer anpassad till dessa frekvenser - och därmed bättre kunna förstå vad andra verkligen säger - genom att utöva de små musklerna i mittörat (det minsta i kroppen). Du kan göra det genom att sjunga, spela ett vindinstrument eller lyssna på vissa typer av högfrekvent musik (en Mozarts symfoni eller violinkoncert, till exempel i stället för lågfrekvent rock, pop eller hip-hop).

Skicklighet 2: Var uppmärksam på icke-verbala signaler

Det sätt du ser ut, lyssnar, flyttar och reagerar på en annan person berättar mer om hur du känner än ord ensam någonsin kan. Icke-verbal kommunikation, eller kroppsspråk, inkluderar ansiktsuttryck, kroppsrörelse och gester, ögonkontakt, kroppsställning, tonens röst och till och med din muskelspänning och andning.

Att utveckla förmågan att förstå och använda icke-verbal kommunikation kan hjälpa dig att ansluta till andra, uttrycka vad du verkligen menar, navigera i utmanande situationer och bygga bättre relationer hemma och arbete.

  • Du kan förbättra effektiv kommunikation genom att använda öppna kroppsspråk-armar uncrossed, står med öppen hållning eller sitter på kanten av ditt säte, och upprätthålla ögonkontakt med personen du pratar med.
  • Du kan också använda kroppsspråk för att betona eller förbättra ditt muntliga budskap - klappa en vän på baksidan medan du komplimangerar honom för hans framgång, till exempel, eller pundar dina nävar för att understryka ditt budskap.

Förbättra hur du läsa icke-verbal kommunikation

Var medveten om individuella skillnader. Människor från olika länder och kulturer brukar använda olika icke-verbala kommunikationsgester, så det är viktigt att ta hänsyn till ålder, kultur, religion, kön och känslomässigt tillstånd när man läser kroppsspråkssignaler. En amerikansk tonåring, en sorgande änka, och en asiatisk affärsman, till exempel, kommer sannolikt att använda icke-verbala signaler annorlunda.

Titta på icke-verbala kommunikationssignaler som en grupp. Läs inte för mycket i en enda gest eller nonverbal cue. Tänk på alla de icke-verbala signalerna du får, från ögonkontakt till tonröst till kroppsspråk. Vem som helst kan glida upp ibland och låt ögonkontakt gå, till exempel, eller kort korsa sina armar utan att betyda det. Tänk på signalerna som helhet för att få en bättre "läs" på en person.

Förbättra hur du leverera icke-verbal kommunikation

Använd icke-verbala signaler som matchar dina ord snarare än att motsätta dem. Om du säger en sak, men ditt kroppsspråk säger något annat, kommer din lyssnare att känna sig förvirrad eller misstänka att du är oärlig. Till exempel, att sitta med armarna korsade och skaka på huvudet matchar inte ord som berättar för den andra personen att du håller med vad de säger.

Justera dina icke-verbala signaler enligt kontexten. Tonen på din röst, till exempel, borde vara annorlunda när du adresserar ett barn än när du adresserar en grupp vuxna. På samma sätt ta hänsyn till känslomässiga tillstånd och kulturella bakgrunden för den person du samverkar med.

Undvik negativa kroppsspråk. Använd istället kroppsspråk för att förmedla positiva känslor, även om du inte faktiskt upplever dem. Om du är nervös om en situation - en jobbintervju, viktig presentation eller till exempel för första gången - du kan använda positivt kroppsspråk för att signalera förtroende, även om du inte känner det. I stället för att försiktigt komma in i ett rum med huvudet nedåt, ögonen avvaktas och glider in i en stol, försök stå högt med axlarna bakåt, leende och upprätthålla ögonkontakt och leverera ett fast handslag. Det kommer att få dig att känna dig mer självsäker och hjälpa till att sätta den andra personen till rätta.

Skicklighet 3: Behåll stress i kontroll

Hur många gånger har du känt dig stressad under en oenighet med din make / maka, barn, chef, vänner eller kollegor och sedan sagt eller gjort något du senare beklagade? Om du snabbt kan lindra stress och återvända till ett lugnt tillstånd, kommer du inte bara att undvika sådana ånger, men i många fall hjälper du också att lugna den andra personen också. Det är bara när du är i ett lugnt och avslappnat tillstånd att du kommer att kunna veta om situationen kräver ett svar, eller om den andra persons signaler tyder på att det vore bättre att vara tyst.

I situationer som en arbetsintervju, företagspresentation, högtrycksmöte eller introduktion till en älskas familj är det till exempel viktigt att hantera dina känslor, tänka på dina fötter och effektivt kommunicera under press.

Kommunicera effektivt genom att hålla dig lugn under press
Använd stalling taktik att ge dig tid att tänka. Be om en fråga som ska upprepas eller för att klargöra ett uttalande innan du svarar.
Paus för att samla dina tankar. Tystnad är inte nödvändigtvis en dålig sak - pausning kan göra att du verkar mer i kontroll än att rusa på ditt svar.
Gör en poäng och ge ett exempel eller stödjande information. Om ditt svar är för länge eller du våffla om ett antal poäng riskerar du att förlora lyssnarens intresse. Följ en punkt med ett exempel och mät sedan lyssnarens reaktion för att berätta om du ska göra en andra punkt.
Leverera dina ord tydligt. I många fall kan hur du säger något vara lika viktigt som vad du säger. Tala tydligt, behåll en jämn ton och gör ögonkontakt. Håll ditt kroppsspråk avslappnat och öppet.
Samla in med en sammanfattning och sluta sedan. Sammanfatta ditt svar och sluta prata, även om det lämnar tystnad i rummet. Du behöver inte fylla tystnaden genom att fortsätta att prata.

Snabbspänningsavlastning för effektiv kommunikation

När en konversation börjar bli uppvärmd behöver du något snabbt och omedelbart för att sänka emotionell intensitet. Genom att lära sig att snabbt minska stress i ögonblicket kan du säkert ta reda på alla starka känslor du upplever, reglera dina känslor och beter sig på lämpligt sätt.

Erkänna när du blir stressad. Din kropp kommer att låta dig veta om du är stressad när du kommunicerar. Är dina muskler eller mage täta? Är dina händer bundna? Är din andning grunt? Är du "glömmer" att andas?

Ta en stund att lugna dig ner innan du bestämmer dig för att fortsätta en konversation eller skjuta upp den.

Ta med dina sinnen till undsättning. Det bästa sättet att snabbt och tillförlitligt lindra stress är genom sinnen-synen, ljudet, kontakten, smaken, lukten eller rörelsen. Du kan till exempel poppa en pepparmynta i munnen, pressa en stresskula i fickan, ta ett par djupa andetag, knyta och slappna av musklerna, eller helt enkelt återkalla en lugnande, sensorisk rik bild. Varje person svarar annorlunda mot sensorisk inmatning, så du måste hitta en hanteringsmekanism som är lugnande för dig.

Leta efter humor i situationen. När det används korrekt är humor ett bra sätt att lindra stress när det kommunicerar. När du eller de omkring dig börjar ta saker för allvar, hitta ett sätt att lätta humöret genom att dela ett skämt eller en rolig historia.

Var villig att kompromissa. Ibland, om du kan böja sig lite, kan du hitta en bra mitten som minskar stressnivåerna för alla berörda. Om du inser att den andra personen bryr sig mycket mer om ett problem än du gör kan kompromiss vara lättare för dig och en bra investering för framtiden för relationen.

Överens om att vara oense, om det behövs, och ta bort tid från situationen så att alla kan lugna sig. Gå en promenad utanför om möjligt, eller spendera några minuter meditera. Fysisk rörelse eller hitta ett lugnt ställe för att återfå din balans kan snabbt minska stressen.

Skicklighet 4: Bevara dig själv

Direkt, assertivt uttryck ger tydlig kommunikation och kan hjälpa till att öka ditt självkänsla och beslutsfattande. Att vara självhäftande innebär att du uttrycker dina tankar, känslor och behov på ett öppet och ärligt sätt medan du står upp för dig själv och respekterar andra. Det betyder inte att vara fientligt, aggressivt eller krävande. Effektiv kommunikation handlar alltid om att förstå den andra personen, inte om att vinna ett argument eller tvinga dina åsikter på andra.

För att förbättra din självförtroende:
Värdera dig själv och dina alternativ. De är lika viktiga som någons andra.
Känn dina behov och önskemål. Lär dig att uttrycka dem utan att bryta mot andras rättigheter
Uttrycka negativa tankar på ett positivt sätt. Det är okej att vara arg, men du måste också vara respektfull.
Få feedback positivt. Godkänn komplimanger graciously, lära av dina misstag, be om hjälp när det behövs.
Lär dig att säga "nej". Känn dina gränser och låt inte andra dra nytta av dig. Leta efter alternativ så att alla känner sig bra om resultatet.

Utveckla självhäftande kommunikationstekniker

Empathetic påstående förmedlar känslighet för den andra personen. Först erkänner du den andra människans situation eller känslor, ange sedan dina behov eller åsikt. "Jag vet att du har varit väldigt upptagen på jobbet, men jag vill också att du ska göra tid för oss också."

Eskalerande påstående kan användas när dina första försök inte lyckas. Du blir alltmer fast när tiden utvecklas, vilket kan innehålla omtänkta konsekvenser om dina behov inte uppfylls. Till exempel, "Om du inte följer kontraktet, blir jag tvungen att fortsätta med rättsliga åtgärder."

Öva självförtroende i lägre risk situationer för att hjälpa till att bygga upp ditt självförtroende. Eller fråga vänner eller familj om du kan träna självhäftande tekniker på dem först.

Rekommenderad läsning

Effektiv kommunikation: Förbättra dina sociala färdigheter - Kommunicera mer effektivt, förbättra dina konversationsförmåga och bli mer självhäftande. (AnxietyCanada)

Core Listening Skills - Hur man är en bättre lyssnare. (SucceedSocially.com)

Effektiv kommunikation (PDF) - Hur man kommunicerar i grupper med icke-verbal kommunikation och aktiva lyssningstekniker. (University of Maine)

Några vanliga kommunikationsfel - och hur man undviker dem. (SucceedSocially.com)

Författare: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph.D och Melinda Smith, M.A. Senast uppdaterad: oktober 2018.

Titta på videon: 3minTalk Erik Modig Tre vanliga kommunikationsmissar att undvika (Februari 2020).

Loading...

Populära Kategorier